Mejora la eficiencia de gestión de compras
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La gestión de compras es la parte más importante, ya que un buen planteamiento a la hora de configurar las actividades de compra tiene un impacto directo en el valor del producto final. Esto se aplica a las empresas dedicadas al comercio minorista y mayorista: el volumen de compras constituye una parte importante de la actividad económica de dichas empresas.
OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE COMPRAS:
- Garantizar un suministro constante de materias primas para una producción ininterrumpida. El tiempo de inactividad de los equipos y del personal aumenta los costes y reduce los ingresos al disminuir los volúmenes de producción.
- Acumular un pequeño inventario de materias primasque permitan seguir produciendo bienes durante un período de tiempo si no hay suministro. Por ejemplo, si tus proveedores están alejados geográficamente y las entregas son poco frecuentes, puede haber retrasos por culpa del proveedor o por situaciones de fuerza mayor.
- Buscar, analizar y seleccionar losproveedores con los precios más bajos y los requisitos de calidad.
TAREAS DE GESTIÓN DE COMPRAS
La dirección de cada empresa establece sus propias tareas de gestión de compras, en función de las características de la producción y de las particularidades de la empresa. Las más comunes son los siguientes:
- Análisis de los precios de mercado
- Comprar bienes para la producción a un precio razonable
- Controlar la calidad de la contratación
- Trabajo continuo con los proveedores (plan de entrega, logística, documentación)
- Organización del mecanismo de realización de pedidos en función de las necesidades actuales (pedidos por Internet, gestión electrónica de documentos, formato de trabajo a distancia), etc.
EL PROCESO DE GESTIÓN DE LA COMPRA:
- Identificar la necesidad. Determinar los requisitos de las mercancías que se van a comprar en función de las características previstas del producto final.
- Análisis de existencias. Actualice sus niveles de existencias y, si hay escasez, identificar las cantidades que se necesita adquirir.
- Buscar y elegir un proveedor. Examinar las ofertas comerciales, elegir uno o varios proveedores, verificar que se encuentren legalmente constituidosm celebrar contratos, determinar las condiciones, negociación del precio y la periodicidad del suministro.
- Preparación, colocación y control del pedido. La automatización de las operaciones, desde la preparación del pedido hasta el pago y la recepción del mismo, acorta el tiempo entre las entregas y permite optimizar el trabajo de su departamento de compras. Control constante del cumplimiento de las condiciones y obligaciones del proveedor.
- Recepción e inspección. Los productos defectuosos deben ser devueltos y sustituidos. Estas condiciones deben estipularse en el contrato con el proveedor en la fase de firma del mismo. En esta fase también es importante organizar correctamente el almacenamiento de las ordenes, respetando las capacidades técnicas de almacenamiento con la conservación de las propiedades de consumo.
- Documentación. Supone la firma de los documentos de entrada, el pago de las mercancías y la posible labor de reclamación si hay disputas con los proveedores sobre las condiciones, la cantidad y la calidad de las materias primas adquiridas.
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